Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego.

1. Podstawa prawna
W związku z wejściem w życie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii masz możliwość poinformowania nas o wszelkich nieprawidłowościach, które stanowią naruszenia prawa.

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych:
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

4. Zgłoszenia wewnętrznego naruszenia prawa można dokonać:
- pisemnie w formie dokumentowej w postaci elektronicznej- za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń: sygnalista@um.lubin.pl,
- na wniosek Zgłaszającego złożony w sposób wskazany powyżej, Zgłoszenie może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania, które zostanie zorganizowane w terminie do 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

5. Warunki objęcia sygnalisty ochroną.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, jeśli miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje takie stanowią informacje o naruszeniu prawa.

6. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenia wewnętrzne są rozpatrywane zgodnie z wewnętrzną procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych ustaloną Zarządzeniem Nr 41 Prezydenta Miasta Lubina z dnia 17 września 2024r. w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

7. Termin przekazania informacji zwrotnej.
W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia, w tym adres do kontaktu potwierdza się przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
Działanie następcze podejmowane jest bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 2 miesiące od daty potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, z zachowaniem należytej staranności.

8. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
Dostęp do wszelkich informacji i danych osobowych uzyskiwanych na każdym etapie postępowania, tj. przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji, podejmowania działań następczych, na temat osób zgłaszających naruszenia, jak i osób, których zgłoszenie dotyczy oraz osób trzecich mają wyłącznie upoważnieni pracownicy.
Upoważnieni pracownicy, zobowiązani są:

1. zapewnić poufność tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której zgłoszenie dotyczy oraz osób trzecich, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób,
2. zachować tajemnicę w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji, podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

9. Zasady przetwarzania danych osobowych.
W związku z rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych mogą być przetwarzane: dane osobowe sygnalistów lub osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą, dane osobowe osób, których dotyczy zgłoszenie oraz dane osobowe osób trzecich np. świadków.
Administratorem danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym jest Prezydent Miasta Lubina.
Prezydent Miasta Lubina, po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrzenia zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ich ujawnienie lub gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie..

10. Środki ochrony prawnej.
Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, nie jest działaniem odwetowym.
Ustawa określa sankcje za podejmowanie działań odwetowych oraz za ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania.
Sygnalista nie może zrzec się przysługujących jemu praw oraz przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji.

11. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16.
Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.