Informacja dla Sygnalistów, na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów:

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, jednak przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, które dotyczy podmiotu, w którym doszło do naruszenia prawa, zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych tego podmiotu, w szczególności gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

1. Podstawa prawna
W związku z wejściem w życie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii masz możliwość poinformowania nas o wszelkich nieprawidłowościach, które stanowią naruszenia prawa.

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych:
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

• Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

• Sygnalistą jest także osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

4. Zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa można dokonać:
- pisemnie w formie dokumentowej w postaci elektronicznej- za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń: sygnalista.zgloszenia.zew@um.lubin.pl,
- na wniosek Zgłaszającego złożony w sposób wskazany powyżej, Zgłoszenie może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania, które zostanie zorganizowane w terminie do 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

5. Warunki objęcia sygnalisty ochroną.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, jeśli miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje takie stanowią informacje o naruszeniu prawa.

6. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji.
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane wyłącznie pisemnie w formie dokumentowej w postaci elektronicznej- za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń: sygnalista.zgloszenia.zew@um.lubin.pl.
Na wniosek Zgłaszającego złożony w sposób zgodny z ust. 1 powyżej, Zgłoszenie może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania, które powinno zostać zorganizowane w terminie do 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
Zgłoszenia anonimowe, również przekazane zgodnie z właściwością przez inne organy publiczne pozostawia się bez rozpoznania (nie nadaje się im dalszego biegu). Za zgłoszenie anonimowe uważa się zgłoszenie, w którego treści nie wskazano imienia i nazwiska sygnalisty.
Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do Procedury.
Wszystkie zgłoszenia są rejestrowane przez upoważnionego pracownika.
Upoważniony pracownik potwierdza Sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach Wstępnej weryfikacji Zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia Zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna weryfikacja Zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
Upoważniony pracownik dokonując Wstępnej weryfikacji Zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Prezydenta Miasta Lubina, może podejmować działania mające na celu m.in. komunikację z sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia. Jeżeli Zgłoszenie nadaje się do rozpoznania wszczyna Postępowanie /Podejmuje Działanie następcze.
Organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji. Upoważniony pracownik, prowadzi postępowanie wyjaśniające osobiście lub we współpracy z inną osobą lub innymi osobami, powołując wówczas Komisję wyjaśniającą. Nadzór nad Postępowaniem Wyjaśniającym prowadzonym przez Komisję Wyjaśniającą sprawuje Koordynator.
W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:

1. jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
2. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Wstępna weryfikacja Zgłoszenia i Działanie następcze następuje z zachowaniem poufności, bezstronności i obiektywizmu.

7. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji.
Prezydent Miasta Lubina przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach Prezydent Miasta Lubina przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

8. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.
Dostęp do wszelkich informacji i danych osobowych uzyskiwanych na każdym etapie postępowania, tj. przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji, podejmowania działań następczych, na temat osób zgłaszających naruszenia, jak i osób, których zgłoszenie dotyczy oraz osób trzecich mają wyłącznie upoważnieni pracownicy.
Upoważnieni pracownicy, o których mowa w § 5 ust. 1 i 2, zobowiązani są:

1. zapewnić poufność tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której zgłoszenie dotyczy oraz osób trzecich, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość tych osób,
2. zachować tajemnicę w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjęcia zgłoszenia, jego weryfikacji, podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

9. Zasady przetwarzania danych osobowych.
W związku z rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych mogą być przetwarzane: dane osobowe sygnalistów lub osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą, dane osobowe osób, których dotyczy zgłoszenie oraz dane osobowe osób trzecich np. świadków.
Administratorem danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym jest Prezydent Miasta Lubina.
Prezydent Miasta Lubina, po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrzenia zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ich ujawnienie lub gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie..

10. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.
Działania następcze w procedurze dotyczącej sygnalistów są nieodzownym elementem skutecznego zarządzania zgłoszeniami dotyczącymi naruszeń prawa.
Działania następcze mają na celu zbadanie zgłoszonego naruszenia.
Wyznaczony pracownik dokonuje Wstępnej weryfikacji Zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Prezydenta Miasta Lubina.
Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego sporządza się raport. Raport określa opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki nieprawidłowości oraz obejmuje rekomendacje w zakresie przeciwdziałania naruszeniom prawa.

11. Środki ochrony prawnej i procedura służąca ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.
Wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, nie jest działaniem odwetowym.
Ustawa określa sankcje za podejmowanie działań odwetowych oraz za ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania.
Sygnalista nie może zrzec się przysługujących jemu praw oraz przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji.
Osoby rozważające dokonania zgłoszenia mogą skorzystać z dostępności poufnej porady.

12. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16.
Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

13. Zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszenia wewnętrznego podmiotów prawnych w przypadku, gdy naruszeniom prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktur organizacyjnych podmiotów prawnych, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

14. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich.
Adres korespondencyjny: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa,
Adres e-mail: BIURORZECZNIKA@BRPO.GOV.PL
ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP)
Infolinia: 800 676 676